| Beneficios que brindan las tecnologías de la información
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La utilización de software de uso comercial o bien de aplicaciones desarrolladas a la medida de su negocio, son herramientas que con la capacitación adecuada, brindan grandes beneficios a su empresa. La implementación de software que controle y administre sus procesos trae consigo un aspecto de suma importancia en su organización, el cual es la automatización de tareas.
La automatización de tareas otorga beneficios importantes como son:
 Establecimiento de procedimientos en las tareas que se realizan.
Reducción de errores.
Mayor eficiencia en los procesos.
Optimización de la fuerza de trabajo
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Establecimiento de procedimientos en las tareas que se realizan
Si usted implementa una aplicación de uso comercial o bien una aplicación desarrollada a medida, de forma automática está estableciendo un procedimiento repetitivo a lo largo del tiempo, de este modo si usted por ejemplo implementa en su organización una aplicación de facturación o de contabilidad, podrá asignar ciertas tareas a su personal; la contabilidad o facturación se realizará de una forma establecida y usted podrá solicitar información obtenida de la aplicación que le permitirá tomar decisiones.
Una aplicación bien implementada debe darle información pertinente, de interés y con la importancia requerida para la toma de decisiones.
Reducción de errores
Con la implementación de aplicaciones en su compañía y una capacitación adecuada, de forma automática reducirán errores en los procesos. Un aspecto muy importante es que con la información oportuna usted podrá detectar el origen de los errores e incluso a los responsables de los mismos, pudiendo de este modo trabajar en la mejor solución.
Mayor eficiencia en los procesos
Un software que trabaje por su organización traerá consigo orden en sus procesos, reducirá tiempos, mejorará la comunicación entre las diferentes áreas, traduciendo estos beneficios en una mayor eficiencia.
Optimización de la fuerza de trabajo
Con la asignación de tareas y responsabilidades, la automatización de procesos una administración adecuada de la información, es posible reducir la fuerza de trabajo de nuestro personal, aprovechando de este modo sus recursos humanos.
¿Por qué fracasa la implementación de software en las empresas?
En nuestra experiencia podemos mencionar que el fracaso en la implementación de software para automatizar procesos, obedece principalmente a los siguientes factores:
Se decide implementar software sin consultar a todos los involucrados.
Es muy común encontrar que se implementan aplicaciones sin la consulta adecuada entre todas las áreas de una organización, de este modo si por ejemplo el Gerente de administración decide implementar una nueva aplicación para el control del almacén, no se involucre a en la decisión a todas las áreas que se verán afectadas.
Capacitación inadecuada
Imagine que una compañía implementa un sistema de administración y control de procesos por orden de su director. Los usuarios reciben la instrucción de realizar todas sus tareas a través del sistema sin recibir una capacitación adecuada. Días después el director solicita resultados del sistema y los resultados no le permiten tomar decisiones ya que la información es incompleta debido a que ciertos usuarios utilizan el sistema a medias y otros ni siquiera ingresaron la información que era su responsabilidad. El resultado final es el caos. Todo por causa de una implementación y capacitación inadecuada.
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